Nuevas técnicas

Tras la experiencia del primer día, un poco agobiante en la noche y en las jornada laboral, decidi investigar un poco por internet. He encontrado dos métodos que se pueden añadir a ZTD y que en mi caso creo que me ayudaran bastante.

Para solucionar los agobios en mi etapa laboral, quería implementar la tecnica Pomodoro que ya he probado antes y no va mal del todo. Explicaré en detalle el funcionamiento y sus variantes en una entrada. Con esto logro fraccionar tiempos de concentración y tiempos de ocio en el trabajo para no tener esa sensación de agobio ante tareas de tal magnitud.

Los agobios en mi tiempo libre en casa tienen más difícil solución. Esto forma parte de mi forma de ser y es más complicado dar con algo que me libre de ello. Tal cual lo veo yo, quiero aprovechar al máximo mi vida y hacer cuantas cosas pueda. Comprendo que parte de esas cosas no forman parte ni de mi trabajo ni de mis objetivos personales para mejorar en algo, sino que se tratan de mero tiempo de ocio.
Me gusta leer, lo veo una actividad muy entretenida y que mejora la imaginación y la cultura de cada uno. Pero también me gusta jugar con el ordenador o cualquier consola. Quiero tocar el piano, ya que me gusta hacerlo, pero no voy a ser una profesional de ello ni voy a tomar clases.
¿Cómo gestiono todo esto sin tener la sensación de que no tengo tiempo de todo? Y además tengo tareas en la casa que tengo que realizar...

Aquí he realizado un pequeño análisis de mi tiempo libre:
En mi semana laboral (de lunes a viernes) el tiempo que me queda libre es muy escaso ya que de lunes a jueves ocupo mis tardes con tareas programadas (EOI/Piscina/EOI/Piscina) y que no quiero prescindir de ellas (quiero mejorar mi inglés y lo necesito y algo de deporte tengo que realizar).
En mi fin de semana (contemos en parte el viernes, y el sábado y el domingo) tengo más tiempo libre como cabe esperar pero tengo un gran "problema". Vivo con mis padres, de modo que si quiero ver a mi pareja tengo (lease quiero) que pasar las tardes fuera de casa. Una vez salgo, aprovecho el máximo tiempo que puedo para estar con él. Esto reduce mi tiempo "libre" en casa a las mañanas del sábado/domingo y después de las comidas hasta las 6 de la tarde. El sábado por la noche no estoy en casa (hasta las 4 de la madrugada más o menos), así que sólo puedo añadir un par de horas el domingo por la noche.
Esto no va a cambiar por ahora, ya que no voy a prescindir de ese tiempo junto a mi pareja. Forma parte de mis objetivos personales como un área de responsabilidad más, ya que en algún momento compartiremos nuestras vidas y no podemos darnos de lado.
Cuando vivamos juntos (que no será dentro de mucho, previsiblemente) esto en parte se solucionará ya que los fines de semanas quedarán a merced de nuestra vida social con nuestras amistades, pero reducirá bastante el tiempo fuera de casa.

Por ahora la solución que he encontrado es la siguiente:

• Asumo que entre semana no puedo realizar BigRocks de larga duración.
• Divido mi tiempo libre por las noches, llamemosle tiempo libre nocturno, en dos bloques.
• Realizo un seguimiento (CheckPrad by Javier Montero) de lo que realizo durante la semana.
• Los fines de semana quedan destinados a las BR que no hago entre semana y sí y sólo sí queda tiempo libre, lo dedico a esparcimiento.

Los bloques en que quedan dividido mi tiempo libre nocturno los dedico a las tareas que tengo en seguimiento en mi CheckPrad (lo explicaré en otra entrada). Tras esos dos bloques me acuesto y suele ser entre 1.30h y 2h entre los dos bloques.

Los fines de semana realizo las tareas del hogar que me tocan y mis BR personales (que no suelen ser muchos). El resto de tiempo es ocio, de nuevo realizando tareas del CheckPrad.

Día 0 - en detalle

Bueno, no sabía si lo adecuado era 0 o 1, pero como esta es la semana que empiezo en serio y no ha terminado aún he decidido empezar por el 0.

Ayer fue mi primer día de incorporación de los 4 primeros hábitos de ZTD.
Os cuento en detalle mi primer día

Día 0 - en detalle

Me levanté, vestí y aseé como todas las mañanas, aunque hay un detalle que es importante: la ropa, mi bolsa con mis cosas que me llevo a todas partes y mi comida estaba ya preparado. Es algo que siempre he hecho así pero ahora cobra más importancia. La noche anterior preparé mi comida en tuppers y lo deje en un montón en la nevera. La ropa la dejé en mi silla en la habitación para según me despertase tenerla a mano y dispuesta en el orden en que me la pongo. El calzado que me iba a poner también estaba fuera del armario y esperándome en la puerta. Y mi bolsa (una de esas mochilas de tela) con todo lo que necesitaba ya metido dentro (a falta del móvil que me hace de despertador y no podía guardar todavía). Por la mañana basta con despertarse, coger la ropa del montón de arriba a abajo, calzarse y asearse, coger la mochila y desayunar. El montón con los tuppers, postre, almuerzo... a la bolsa de comida (de esas mini-neveras) y lista para salir en 15 minutos. En mi mochila iba, por primera vez, una agenda en la que pretendo anotar aquello que se me ocurra en el momento en que no tenga un ordenador disponible.

En el trabajo, guardo mi comida en la nevera como parte de mi rutina y me siento en mi puesto. Enciendo el ordenador y mientras arranca pongo el movil en silencio, saco mi agenda y el boli por si acaso y lista para trabajar. Abro zendone, escojo mi primera BigRock (de ahora en adelante BR) y a trabajar. Es un poco agobiante y me cuesta concentrarme durante toda la tarea ya que, como programadora, una BR puede llevarme horas...

Parada para comer, y si no he acabado la primera BR, la continuo (no es nada alarmante en mi caso, porque como digo puede llevarme horas e incluso días finalizar una de mis tareas). Si la he terminado, cojo la segunda (nunca tengo más de dos para un día porque sería imposible acabarlas). Por lo general escojo una BR realmente grande y una micro-BR (hablar con alguien sobre algo, mandar un email para comprobar el estado de algo...) para asegurarme de hacer 2 cosas importantes cada día y que me de tiempo, sino a acabar, a avanzar considerablemente en ella.

Salgo del trabajo pasando por la cocina para recoger mis tuppers limpios del lavavajillas y al coche directa a casa. El lunes me toca EOI, así que la vuelta es algo acelerada. Salgo a las 18, tengo 15 minutos de trayecto a casa y a las 18:30 tengo que estar saliendo con la bici para llegar a tiempo a la clase de EOI. Llego, dejo la mini-nevera, meriendo, y salgo a por la bici. Si se me ocurre algo que hacer en esa media hora, va a la agenda por no perder tiempo en abrir zendone en el movil y anotar.

Ya en la EOI, saco mi agenda y alli irán mis deberes de inglés y lo que pueda surgir. Al llegar a casa lo paso a Zendone. Ceno, realizo mis tareas nocturnas que pasan por los deberes de la EOI, una BR del contexto @casa y una tarea propia de ocio (leer, jugar, tocar el piano...). De nuevo un poco de agobio ya que quiero acostarme pronto y eso me deja con entre 1 y 2 horas para los deberes, la BR y mi esparcimiento personal... Tendré que buscar solución a estos agobios.

4. Hacer

El hábito de hacer es uno de los hábitos más importantes y sin embargo al que menos referencia se hace explícitamente desde otros sistemas de productividad.

Hacer consiste sencillamente en coger una tarea y centrarse en ella. Se deben evitar a toda costa las interrupciones y distracciones mientras se realiza la tarea seleccionada. Y por su puesto, nada de hacer varias a la vez. Se debe evitar el modo multitarea.

Para adquirir este hábito, bastaría con evitar hacer varias cosas a la vez o distraernos (ya sea con la tele, Internet, el móvil o una mosca :D ) mientras hacemos algo.
Si ya hemos adquirido el hábito de planificar, el hábito de hacer se combina con él. Para ello, se escoge en primer lugar la tarea MIT que nos toque hoy y se hace sin parar hasta terminar, sin distracciones o interrupciones. Cuando se acabe, procederemos (previo descanso) con la siguiente MIT.

Así seremos mucho más productivos puesto que veremos nuestras tareas importantes terminadas, y si fueron correctamente seleccionadas, nos sentiremos muy satisfechos de nuestro progreso hacia las metas que nos hemos definido.

3. Planificar

Una vez hemos recopilado y procesado la información, disponemos de una (o varias) lista de tareas pendientes. Ahora llega el momento de utilizar dicha lista de una forma inteligente.

Podríamos coger una tarea de la lista siguiendo el planteamiento de GTD (que necesito para hacer la tarea, cuanto tiempo y energía me llevará...), sin embargo conviene tener predefinidas ciertas tareas que deberían completarse en el día.
Estas tareas son MITs (Most Importar Task). No deberían ser más de 3 o 4 (dependiendo de lo complicadas/largas que sean pueden ser incluso menos) preseleccionadas para el día.

¿Qué quiere decir esta preselección? Muy sencillo, tenemos que planificar nuestro día. No por completo, es decir, no hace falta que tengamos una agenda con cada tarea registrada  a una hora en concreto. Aquí planificar consiste en ver todas las tareas que tenemos pendientes y seleccionar aquellas que creemos que nos llevan por el camino que queremos tomar, para avanzar en nuestras metas personales/laborales. No se trata de urgencia ni de lo que más te apetece hacer, sino de aquello que crees que realmente te conviene hacer. El resto de tareas las harás también en la medida de lo posible, pero primero te centrarás en aquellas que más avance suponen en tus metas.

¿Cómo se hace esta preselección? La noche de antes, o por la mañana, debes coger tu lista de tareas pendientes y leerlas todas. Una vez estás en conocimiento de lo que tienes por delante, recapacita en tus metas (repito, personales y/o laborales) y decide 3-4 tareas que te permiten avanzar un buen trecho en dichas metas.

¿Cómo he de actuar? Coge una de tus MIT's y hazla. No pares hasta que hayas terminado. Cuando la hayas completado (te puedes tomar un descanso y disfrutar de tu logro), coge la siguiente y procede igual. Así hasta que completes todas. Si tienes tareas personales y tareas laborales, puedes coger 2 MIT's de cada ámbito. Las laborales las harás según empiece tu jornada laboral y las personales al regresar a casa (o antes de la jornada laboral, si te organizas así el tiempo). Una vez terminadas seguirás con aquellas de la lista que por el material necesario, o el tiempo disponible, más te convengan.

Además de las MIT's, Leo Babauta establece Big Rocks, que son MIT's semanales. Pero en mi opinión, la selección de estas Big Rocks (que suelen coincidir en pate con las MIT's de cada día) es cosa de las reuniones semanales que se incorporan a tu día a día con el habito 7, revisar.

2. Procesar

Muy bien... tengo todos los documentos y recordatorios en mis bandejas de entrada (incluidos los capturados por mi herramienta portátil o bandeja de entrada especial). ¿Y ahora?
Ahora viene el paso importante, procesarlo.

¿Qué es procesar? Procesar consiste en tomar cada uno de los papeles de la bandeja de entrada, del de más arriba al de más abajo, y hacer algo con él. NO se puede volver a poner en la bandeja de entrada. Hay que tomar una decisión sobre ese papel en ese momento.

¿Qué decisión he de tomar? Cuando coges un papel (o cualquier cosa, siempre digo papel/documento pero perfectamente puede ser un CD o un lapiz que no estaba en su sitio...) debes hacerte una serie de preguntas que te llevarán a hacer algo en concreto con ese papel. ¿Qué preguntas son? Las siguientes, en el orden que aparecen:

1. ¿Puedo tirarlo sin más? Si no lo necesito, no lo quiero. A la basura.
2. ¿Me lleva menos de dos minutos? Si puedo hacerlo en menos de dos minutos no lo dejes pendiente. Hazlo ya y una cosa menos. Resulta más productivo que anotarlo como pendiente.
3. ¿Puedo delegarlo? Si es algo que no tienes por qué hacer tú sino que puede hacerlo alguien por tí, pídeselo y apúntante un recordatorio si necesitas hacer seguimiento del proceso.
4. ¿Es algo que debo guardar? Si es un documento de referencia, necesitarás almacenarlo para consultarlo cuando te haga falta.
5. Si la respuesta a las 4 primeras preguntas es NO, entonces se trata de algo que debes hacer pero no ahora. Anótalo como tarea pendiente en una lista y sigue procesando.

Deberás hacer esto con cada una de tus bandejas de entrada fijas.

Una vez hecho, tendrás tus bandejas de entrada vacías, al igual que tu cabeza :P Pero no te dejarás nada olvidado pues tus tareas pendientes estarán anotadas.

1. Recolectar

Vamos a detallar el primero de los hábitos de ZTD: la recolección.

Este, desde mi punto de vista, es el más fácil de abarcar porque una vez empiezas a hacerlo notas como tu cerebro está más libre y por tanto más concentrado en tu tarea actual.

Recolectar consiste en recopilar toda la información que llega a ti a lo largo del día en el menor número de lugares posibles. Debemos pararnos a pensar en que lugares pasamos más tiempo a lo largo de un día y establecerlo como un lugar de recopilación de información. ¿Qué quiere decir esto? Vamos a poner ejemplos.
Mientras estoy en casa, en cualquiera de las habitaciones, pueden llegar a mis manos documentos, cartas o papeles que me indican algo que tengo que hacer, ya sea una tarea, tirarlo o archivarlo. Debo juntar todos estos documentos en un único lugar. Por ejemplo, el correo postal. Llego a mi casa, recojo el correo y... ¡sorpresa! Una "esperada" carta del banco. Bien, esta carta directa a la mesa de mi habitación. Y sigo a lo mio... Otro ejemplo: estoy recogiendo mi habitación y me encuentro con un ticket. Al montón de documentos y sigo recogiendo. Sin más. Nada de ponerse a mirar de que es el ticket, si lo tengo que guardar o tirar... Olvídate de él y échalo al montón.
Al igual que en casa, mientras estoy en el trabajo me puedo encontrar con documentos (aunque tengan caracter laboral) que me sirven, o no, en un proyecto. Quizás la última nómina o un impreso para una reunión. Da igual. Al montón y sigue trabajando.
Si en cualquiera de estos dos lugares (u otros lugares en los que permanezcas buena parte de tu día y en los que tengas lugares para dejar cosas...) se te ocurre algo o recuerdas alguna tarea pendiente, anótala en un papel y al montón.

Estos "montones" de documentos son bandejas de entrada. Son lugares donde entra todo el material que llega a ti y con el que tienes que hacer algo más tarde.

Esto cubre lugares en los que permanezco un buen rato. Pero.... ¿qué pasa cuando voy por la calle y se me ocurre algo? ¿O si estoy tomando algo con un amigo en un bar y me pide un favor que no puedo hacer ne ese momento? Necesitas una herramienta portátil para escribir estas cosas, que será una bandeja de entrada especial. En el momento que surja la tarea o recordatorio deberás ponerlo en tu herramienta y al llegar a casa o al trabajo depositarlo en tu bandeja de entrada fija. ¿Qué puede ser esta herramienta? Una agenda, una aplicación en tu móvil, una libreta... Algo que te sirva para capturar ideas o incluso guardar un ticket o documento que te entreguen, o al menos una referencia a él.

No deberías tener más de 5 o 6 bandejas de entrada en el peor de los casos.

Una vez hayas logrado que al final del día todo lo que debas recordar esté en una de estas bandejas, este hábito estará incorporado a tu vida :)

Antes de empezar...

Si habéis llegado hasta aquí es probable que queráis implementar ZTD en vuestra vida (o estáis buscando algún sistema de productividad que os convezca).

Siguiendo las recomendaciones de Leo Babauta (y he comprobado que tiene mucha razón) deberíamos adoptar no más de 2 hábitos al mes.
Incorporar hábitos a nuestro día a día, sobretodo si cuesta un poco ver resultados, es algo complejo y lento. Es recomendable que, sin auto-engañarnos, tratemos de cumplir con 1 o 2 hábitos TODOS los días de un mes. Si al cabo de ese mes hemos realizado el hábito día sí día también, entonces podemos decir que hemos adquirido el hábito y lo seguiremos haciendo día a día sin pensarlo.

Para adquirir estos hábitos se necesita perseverancia, ya que sobre todo cuando empecemos con los 2 primeros nos va a costar mucho realizarlo cada día. Los primeros días no se nota apenas mejora en la productividad, aunque he de decir que sí que se nota menos carga mental. El hecho de tener en la cabeza todo aquello de lo que debemos acordarnos (ya sean citas, tareas que tenemos que hacer, o algo que queremos comprar...) nos carga mentalmente y nos genera un estrés del que no somos conscientes.

Una vez superados los 2 primeros hábitos, los demás deberían ser coser y cantar. Adquiridos los háabitos de recolectar y procesar, cuando apliquemos los de planificar y hacer empezaremos a ver el drástico cambio en nuestra forma de trabajo (y por tanto, una gran mejora de nuestra productividad).

Primera aproximación a ZTD

Bueno... ¿en qué se diferencia ZTD de GTD? ¿En qué se basa ZTD?

La diferencia principal de ZTD frente a GTD es su modularidad. Es decir, ZTD es un grupo de módulos, de hábitos más concretamente, que se pueden adoptar o no. Nosotros decidimos qué hábitos nos convienen y qué hábitos no necesitamos.

ZTD agrupa por lo tanto 10 hábitos. Los listo a continuación y luego entraremos en detalle de cada uno, uno por entrada :)

• 1. Recolectar
• 2. Procesar
• 3. Planificar
• 4. Hacer
• 5. Sistema simple y confiable
• 6. Organizar
• 7. Revisar
• 8. Simplificar
• 9. Rutinas
• 10. Encuentra tu pasión

Los 4 primeros son la estructura básica de GTD, para los que la conozcais. Si pensáis como yo veréis que estos 4 son necesarios para que ZTD (o GTD) funcionen. Sin embargo, Leo Babauta, creador del sistmea ZTD, nos enseña que podríamos utilizar perfectamente los hábitos 1 y 2 sin aplicar los hábitos 3 y 4. En este caso, nos serviría únicamente como una lista de tareas por hacer (las recolectamos y procesamos dicha lista descartando las que se puedan tirar, delegar o archivar sin más).

Sin embargo, es recomendable aplicar estos 4 hábitos para notar una mejora de la productividad. Los otros 6 hábitos son verdaderamente opcionales y quizás no todos nos convengan.

Los iremos viendo poco a poco para que podáis decidir (y yo me aclare) qué hábitos usar.

Adiós GTD, hola ZTD

Como podeís comprobar, desde hace más de 6 meses he dejado esto colgado.

¿Qué ha pasado? Pues lo que comentaba en la última entrada... GTD es demasiado para mí, es demasiado completo y me lleva tanto tiempo aplicarlo a mi día a día que desisto y abandono. Me resulta contraproductivo. Y no, el problema no es que me distraiga con las herramientas de ayuda para GTD sino que ocupo demasiado tiempo en leer el libro de David Allen y comprender y asimilar los conceptos, analizar las necesidades que tengo de lo que acabo de leer y ver como implementarlo en mi vida. Esto me genera tanto estrés y "perdida" de mi tiempo libre que lo dejo, desisto, me rindo...

Pero sigo igual, es un bucle, vuelvo a la necesidad de administrar mi tiempo sin olvidar ninguna tarea... Pero cada vez que lo intento con GTD me agobio y desisto.

¿Solución? Cambio de sistema. He llegado a la conclusión de que GTD es demasiado complejo y completo para mí, para mi día a día y mis responsabilidades. En mi trabajo las tareas están muy claras pero cada tarea es un proyecto. Esta conclusión me ha costado 6 meses de autoanálisis, así que confío en mi criterio y creo que es la decisión acertada.

En mi ámbito laboral soy programadora. Las tareas de programación son complejas, requieren diversas modificaciones simultáneas para hacerlas funcionar, y esto provoca que una tarea del tipo "Añadir X funcionalidad al programa" acabe en algo del tipo "Modificar base de datos para incorporar X funcionalidad" + "Implementar código para incorporar X funcionalidad" + "Crear tests para X funcionalidad" + "Probar X funcionalidad". En resumen, siempre el mismo esquema. Cada tarea que llega a mi inbox se divide en 4 y siempre es así. Van en orden, hasta no hacer una no paso a la siguiente. Y para mí, para un programador que siga el método Test Driven Development, estas tareas son deducibles de la primera. Son los pasos lógicos a seguir, igual que para "Comprar tinta negra para la impresora" el siguiente paso es "Poner tinta en la impresora". Es algo tan lógico que me parece una perdida de tiempo crear un proyecto, registrarlo en la lista de seguimiento, y crear 4 tareas diferenciadas de 1 única tarea clara. Además del tiempo que lleva gestionar estas tareas por separado en un proyecto separado en las revisiones semanales.

En mi ámbito personal sí que he logrado hacer funcionar GTD, aunque no por completo. Mi tiempo libre es bastante escaso (quiero decir, mi tiempo no programado, ya que tengo actividades programadas cada día), así que las tareas que quiero realizar son demasiadas en comparación con el tiempo que saco para ellas. GTD me ha servido para establecer cuando realizar una tarea que quiero hacer por satisfacción personal (jugar o leer, por ejemplo) y cuando realizar tareas que debo hacer (organizar la habitación o limpiar, por ejemplo). Sin embargo, la gestión sigue siendo demasiado compleja para mis necesidades. Mis tareas del hogar, viviendo con mis padres, no pasan de esto. No tengo la responsabilidad de hacer compras, tareas del hogar en abundancia o preprar comidas/cenas. Mis tareas son en su mayor parte cosas que me gustaría hacer, sin más. Así que en este caso la prioridad es clara: realizo en primer lugar una tarea que deba hacer (limpieza, organización...) y después cojo una tarea que me gustaría hacer (tocar el piano). Así gasto mi tiempo libre cada día. Para eso no necesito proyectos, ni contextos, ni nada, puesto que todas estas tareas las realizo en el hogar, son tareas propias que no debo delegar y no necesito nada que no tenga en casa para realizarlas. De nuevo gasto más tiempo en gestionar esto con GTD que hacerlo, aunque si es cierto que su filosofía me ha servido para hacer las tareas en un orden determinado.

¿Qué necesito? Un sistema que me mantenga en mi hábito de recopilar todo lo que se me pase por la cabeza para aliviar el estrés que eso genera, de manera que no olvide nada. Lo demás, tal cual lo usa GTD, no lo necesito.
Quiero decir, no me hace falta un calendario para gestionar mis actividades, puesto que no soy una directiva con miles de reuniones que atender o un cabeza de familia con actividades de sus hijos que recordad. Tampoco necesito una lista de delagaciones puesto que ya tenemos un sistema para esto en el trabajo y sólo recibo tareas que tengo que hacer yo. Si mi tarea depende de la otra persona, simplemente no la recibo hasta que la otra persona la ha hecho. Y en mi casa todo lo que quiero hacer depende de mí. Y los proyectos tal y como los entiende GTD no me sirven.

¿Qué puedo usar? Bueno, aquí es tema personal. Cada uno tendrá que autoanalizar sus necesidades y ver más sistemas alternativos. En mi caso, el que más me ha cuadrado por ahora es ZTD.

A grandes rasgos ZTD propone hábitos que puedes incorporar a tu vida si los necesitas o dejar en el olvido si no te hacen falta. No se necesitan unos a otros, aunque se apoyan, de modo que solo tienes que coger aquellos que te hagan falta.
Desde mi punto de vista, se adapta mejor a mi vida.

En las próximas entradas divagaré sobre como estoy usando ZTD y que tal me funciona.