1. Recolectar

Vamos a detallar el primero de los hábitos de ZTD: la recolección.

Este, desde mi punto de vista, es el más fácil de abarcar porque una vez empiezas a hacerlo notas como tu cerebro está más libre y por tanto más concentrado en tu tarea actual.

Recolectar consiste en recopilar toda la información que llega a ti a lo largo del día en el menor número de lugares posibles. Debemos pararnos a pensar en que lugares pasamos más tiempo a lo largo de un día y establecerlo como un lugar de recopilación de información. ¿Qué quiere decir esto? Vamos a poner ejemplos.
Mientras estoy en casa, en cualquiera de las habitaciones, pueden llegar a mis manos documentos, cartas o papeles que me indican algo que tengo que hacer, ya sea una tarea, tirarlo o archivarlo. Debo juntar todos estos documentos en un único lugar. Por ejemplo, el correo postal. Llego a mi casa, recojo el correo y... ¡sorpresa! Una "esperada" carta del banco. Bien, esta carta directa a la mesa de mi habitación. Y sigo a lo mio... Otro ejemplo: estoy recogiendo mi habitación y me encuentro con un ticket. Al montón de documentos y sigo recogiendo. Sin más. Nada de ponerse a mirar de que es el ticket, si lo tengo que guardar o tirar... Olvídate de él y échalo al montón.
Al igual que en casa, mientras estoy en el trabajo me puedo encontrar con documentos (aunque tengan caracter laboral) que me sirven, o no, en un proyecto. Quizás la última nómina o un impreso para una reunión. Da igual. Al montón y sigue trabajando.
Si en cualquiera de estos dos lugares (u otros lugares en los que permanezcas buena parte de tu día y en los que tengas lugares para dejar cosas...) se te ocurre algo o recuerdas alguna tarea pendiente, anótala en un papel y al montón.

Estos "montones" de documentos son bandejas de entrada. Son lugares donde entra todo el material que llega a ti y con el que tienes que hacer algo más tarde.

Esto cubre lugares en los que permanezco un buen rato. Pero.... ¿qué pasa cuando voy por la calle y se me ocurre algo? ¿O si estoy tomando algo con un amigo en un bar y me pide un favor que no puedo hacer ne ese momento? Necesitas una herramienta portátil para escribir estas cosas, que será una bandeja de entrada especial. En el momento que surja la tarea o recordatorio deberás ponerlo en tu herramienta y al llegar a casa o al trabajo depositarlo en tu bandeja de entrada fija. ¿Qué puede ser esta herramienta? Una agenda, una aplicación en tu móvil, una libreta... Algo que te sirva para capturar ideas o incluso guardar un ticket o documento que te entreguen, o al menos una referencia a él.

No deberías tener más de 5 o 6 bandejas de entrada en el peor de los casos.

Una vez hayas logrado que al final del día todo lo que debas recordar esté en una de estas bandejas, este hábito estará incorporado a tu vida :)