2. Procesar

Muy bien... tengo todos los documentos y recordatorios en mis bandejas de entrada (incluidos los capturados por mi herramienta portátil o bandeja de entrada especial). ¿Y ahora?
Ahora viene el paso importante, procesarlo.

¿Qué es procesar? Procesar consiste en tomar cada uno de los papeles de la bandeja de entrada, del de más arriba al de más abajo, y hacer algo con él. NO se puede volver a poner en la bandeja de entrada. Hay que tomar una decisión sobre ese papel en ese momento.

¿Qué decisión he de tomar? Cuando coges un papel (o cualquier cosa, siempre digo papel/documento pero perfectamente puede ser un CD o un lapiz que no estaba en su sitio...) debes hacerte una serie de preguntas que te llevarán a hacer algo en concreto con ese papel. ¿Qué preguntas son? Las siguientes, en el orden que aparecen:

1. ¿Puedo tirarlo sin más? Si no lo necesito, no lo quiero. A la basura.
2. ¿Me lleva menos de dos minutos? Si puedo hacerlo en menos de dos minutos no lo dejes pendiente. Hazlo ya y una cosa menos. Resulta más productivo que anotarlo como pendiente.
3. ¿Puedo delegarlo? Si es algo que no tienes por qué hacer tú sino que puede hacerlo alguien por tí, pídeselo y apúntante un recordatorio si necesitas hacer seguimiento del proceso.
4. ¿Es algo que debo guardar? Si es un documento de referencia, necesitarás almacenarlo para consultarlo cuando te haga falta.
5. Si la respuesta a las 4 primeras preguntas es NO, entonces se trata de algo que debes hacer pero no ahora. Anótalo como tarea pendiente en una lista y sigue procesando.

Deberás hacer esto con cada una de tus bandejas de entrada fijas.

Una vez hecho, tendrás tus bandejas de entrada vacías, al igual que tu cabeza :P Pero no te dejarás nada olvidado pues tus tareas pendientes estarán anotadas.